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Configurando su E-Mail Corporativo

Actualizado el 15 de marzo del 2012

Una de las labores básicas a la  hora de implementar su estrategia online es poseer cuentas de correo electrónico (en adelante:  e-mail)  efectivas, rápidas y sólidas. Además, es importante y conveniente que sus direcciones de e-mail sean de su dominio (pedro@empresa.com, en vez de pedro@hotmail.com).

El correo electrónico es la herramienta de comunicación  corporativa más importante en la actualidad y por eso buscamos que nuestras cuentas de correo nunca jamás nos dejen mal:

  • que los correos siempre lleguen a su destino,
  • que lleguen rápido,
  • que podamos revisarlos desde cualquier lugar,
  • que podamos enviar archivos grandes,
  • que podamos controlarlo y configurarlo a nuestras necesidades,
  • que nos ofrezca una gran cantidad de herramientas para suplir las necesidades tanto de comunicación como de compartir información,
  • etc.

Todos los paquetes de hospedaje web vienen con servidor de Email POP3: una de las primordiales y mas antiguas tecnologías para el manejo del correo. Tradicionalmente se configuraban las cuentas de correo en el servidor de la página web, cuentas que era necesario  revisar utilizando programas o clientes de correo como por ejemplo Outlook Express. Este tipo de cuenta (POP3) tiene algunas características que es necesario entender:

  • Los correos son en realidad archivos, que en este caso están alojados en  el mismo servidor de su  página web.
  • Estos archivos ocupan espacio.
  • Si no son  borrados del servidor, el espacio que sus correos ocupan, va incrementándose con el paso del tiempo.
  • Por lo general  la cuenta de hospedaje que Usted ha contratado tiene un promedio de 200 a 500 megas de espacio.
  • Eventualmente, mas temprano que tarde, la cantidad de correos alojados en  su servidor, nunca borrados por Usted, ocupan el 100% del espacio de su servidor.
  • Cuando esto ocurre, su servidor entero  colapsa, y con él, la página web. La compañía de hospedaje le exigirá que haga espacio o que contrate un plan superior, con más espacio... Y así sucesivamente.
  • Como Usted no sabe cómo hacer espacio (como  borrar los correos del servidor) deberá contratar a alguien para que haga ese trabajo por Usted o caerá en la tentación de contratar mas espacio en el servidor; espacio que  su página web NO necesita; solo lo necesita para alojar los correos viejos que Usted nunca borró y que quizas ya no revistan importancia alguna. Digamos entonces que debido a la acumulación de e-mails, su servidor web se va inflando como un globo, hasta explotar.

Esto ocurre por que la  gran mayoría de las personas no tienen conocimiento de estos temas  y piensan en su Email como un servicio natural y por naturaleza, eterno, tal y como nos han acostumbrado los proveedores de correo gratis, como  hotmail o  Gmail.

Y... ¡es que es eso lo que necesitamos! ¿no?

El hecho es que, tomando el cuenta la cantidad de información (megas) que representa hoy por hoy el email, si usted tiene , por ejemplo,  10  empleados en su empresa y le crea una cuenta de correo a cada uno de ellos, en menos de un mes su servidor colapsará.

Y entonces ¿qué hacemos?

La respuesta es:  Tomar ventaja de las herramientas gratuitas que nos ofrece Internet y ponerlas al servicio de nuestros propósitos.

Existen otro tipo de cuentas de correo llamados REDIRECCIONADORES (o Forwarders) cuya única función es redirigir el correo a otra cuenta. Un redireccionador es una función, un programa, no ocupa gran espacio en el disco y permite que los correos ue llegan a la cuenta redireccionadora, se vayan inmediatamente  a la cuenta destino.

Nuestra frecuente recomendación es que Usted abra cuanto antes una cuenta de GMAIL.

¿Por qué GMAIL?

Gmail es actualmente y sin lugar a dudas el mejor (y por mucho) sistema de correo electrónico del mundo:

  • 7 GIGAS+ de espacio para sus correos: Su sistema de correo electrónico de GMAIL NUNCA va a colapsar.
  • Publicidad muy poco invasiva, casi imperceptible
  • Extensas herramientas para la organización de su correo electrónico
  • Posibilidad de deshacer (revertir) el envío de un correo.
  • Sistemas adicionales para compartir y guardar información de forma extremadamente efectiva (Google Docs)
  • Calendario Incorporado, que puede compartir con otros usuarios de Gmail.
  • Posibilidad de enviar correo a nombre de otras direcciones.
  • El mejor manejo de SPAM o  Correo No Deseado
  • Posibilidad de Priorizar sus mensajes y colocar los más importantes de primero.

Ok Ok! pero yo quiero que mi cuenta sea @midominio. No quiero que mis clientes me vean usando una ceunta grauita.

No se preocupe! La idea es crear una cuenta Redireccionadora @sudominio y que re envíe el correo hacia su cuenta de Gmail.

Suena Complicado, pero no lo es.

Pongamos un Ejemplo:

Usted se llama Pedro y tiene una página web : pedro.com . Usted desea tener su correo pedro@pedro.com para que sus clientes le escriban ahí.

Usted nos hizo caso y ya se creó su cuenta de GMAIL: pedro@gmail.com.

En vez de crear una cuenta POP3, Usted crea una cuenta REDIRECCIONADORA que funcione así:

pedro@pedro.com  >> Redirige el correo a >> pedro@gmail.com

Esto significa que cuando alguien escriba un correo a pedro@pedro.com, aparecerá inmediatamente en su bandeja de entrada de pedro@gmail.com . Usted puede  ahora libremente dar su dirección pedro@pedro.com y nunca tendrá que develar que  el sistema de correo que usa es Gmail.

Otra ventaja de las cuentas redireccionadoras es que usted puede crear varios redireccionadores a una misma  cuenta, por ejemplo, Usted puede tener lo siguiente:

  • pedro@pedro.com  >> Redirige el correo a >> pedro@gmail.com
  • info@pedro.com  >> Redirige el correo a >> pedro@gmail.com
  • ventas@pedro.com  >> Redirige el correo a >> pedro@gmail.com
  • gerencia@pedro.com  >> Redirige el correo a >> pedro@gmail.com

¡Manos a la Obra!

Entre al panel de control de su página web: supagina.com/cpanel

Ingrese su login y password, provistos inicialmente por la compañía de hospedaje

Redireccionadores

Localice el renglón "Correo" y dentro de él, el renglón "Redirección"

Seleccione la opción "añadir Redireccionamiento"

Creando  un redireccionador

Escriba la dirección de Correo que quiere crear @suempresa.com

Escriba debajo  la dirección de correo REAL hacia donde se van a redirigir los correos.

Eso es todo.

Ahora viene la Pregunta:

¿Y Cómo envío correo desde Gmail, pero como si viniera de mi cuenta corporativa?

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